Hiiumaa valla ametiasutuste isikuandmete töötlemise teave

Siit leiate teabe isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Hiiumaa valla ametiasutustes. Hiiumaa valla ametiasutused on: Hiiumaa Vallavalitsus, Kärdla Osavalla Valitsus, Pühalepa Osavalla Valitsus, Käina Osavalla Valitsus, Emmaste Osavalla Valitsus ja Kõrgessaare Osavalla Valitsus. Teave on koostatud lähtudes Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, avaliku teabe seadusest, rahvastikuregistri seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Hiiumaa valla ametiasutused töötlevad Teie isikuandmeid (näiteks ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, elukoha aadress, kontaktandmed) nendele pandud ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Järgime isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning püüame tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivatakse ning oleme võtnud kasutusele turvameetmed, et kaitsta Teie isikuandmeid tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku ja hävimise eest.

 

Kelle poole pöörduda andmekaitsealaste küsimuste korral?

Hiiumaa valla ametiasutus on vastutav töötleja, kes vastutab asutuse isikuandmete töötlemise õiguspärasuse eest. Valla ametiasutuses on andmekaitse kontaktisik, kelle ülesanne on koordineerida asutuse andmekaitseküsimuste lahendamist. Küsimuste korral võtke palun ühendust asutuse e-posti aadressil või telefonil või Hiiumaa valla ametiasutuste andmekaitsespetsialistiga. Hiiumaa valla asutuste andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab Hiiumaa Vallavalitsuse jurist Külli Vallimäe-Tuberg (koordineerib andmekaitsenõuete täitmist  asutustes ja andmekaitsealast ühtset halduspraktikat). Kontaktandmed: e-post: kulli.vallimae-tuberg@hiiumaa.ee, telefon: 462 2442.

 

Millisel juhul töötleme Teie isikuandmeid?

Töötleme Teie isikuandmeid eelkõige järgmistel juhtudel:

Seoses avalike ülesannete täitmisega ehk seaduse alusel

Kui isiku andmeid töödeldakse avaliku ülesande täitmise eesmärgil, siis isikuandmeid töödeldakse ilma Teie nõusolekuta. Näiteks ei ole vaja küsida isiku nõusolekut isikuandmete töötlemiseks seoses sotsiaaleluruumi üüripinna taotluse ega lasteaia/koolikoha taotluse menetlemisega.

Kui edastate meile kirja (märgukirja, teabenõude, kaebuse/vaide, selgitustaotluse või muu taotluse) või Teie peale kaevatakse

Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks, dokumendi edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses seaduses ettenähtud juhul. Erinevaid dokumente ja üksikakte (ka isikuandmeid sisaldavaid), edastame seaduse alusel vajadusel teadmiseks või menetlemiseks vastavale asutusele (nt kohtutele, politseile, ministeeriumitele). Kui peame Teile vastamiseks järelepärimisi tegema või kui Teie peale kaevatakse, avaldame Teie isikuandmeid minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse kontaktandmeid, mida olete ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku-või äriregistrist. Kasutame vajadusel ka isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee.) Kui olete saatnud meile kirja, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna, millest Teid teavitame. 

Kirjavahetuse andmed on avaliku teabe seadusest tulenevalt nähtavad meie avalikus dokumendiregistris http://vald.hiiumaa.ee/dokumendiregister.

Kui pöördute eraisikuna, siis dokumendiregistri avalikku vaatesse märgitakse kirja saatja nime asemel „eraisik". Kui saadame eraisikule kirja, märgime avalikku vaatesse saaja nime asemel „eraisik". Ka dokumendi pealkirjas ei kajasta me isiku nime ega muid isiku otsest tuvastamist võimaldavaid andmeid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutusena, siis palume kasutada mitte isiklikke, vaid tööalaseid kontaktandmeid, sest sellisel juhul on need dokumendiregistris avalikud.

Dokumendiregistris tagatakse juurdepääs dokumentidele. millele ei ole lisatud juurdepääsupiirangut. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35. Kui keegi tahab piiratud juurdepääsuga kirjavahetusega või dokumentidega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas teabenõudjal on taotletavale teabele juurdepääsuõigus ja hindame, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Asutusesiseselt võivad juurdepääsupiirangutega dokumentidega tutvuda teenistujad, kellele see on vajalik teenistusülesannete täitmiseks. Ametiasutuse teenistujad on nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Näiteks kui soovite saada oma elamule kasutusluba, siis töötleme Teie isikuandmeid selle eesmärgi saavutamiseks vajalikus ulatuses, s.t küsime menetlemiseks seaduses ette nähtud andmeid, kuid kasutusloa andmise õigusaktis (vallavalitsuse või osavallavalitsuse korralduses) ei kajasta Teie kui kinnistu omaniku andmeid.

Kui õigusakti või protokolli sisus on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata või avalikustatakse osaliselt. Näiteks on alati juurdepääsu piiranguga õigusaktid, milles sisaldub teave sotsiaalabi andmise kohta.

Haldusmenetluses võimaldatakse menetlusosalisel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametniku juuresolekul. Ametnik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teise menetlusosalise eraelu puudutavaid andmeid. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.

Kui kandideerite meile teenistusse

Teenistusse kandideerijatelt küsime CV-d, motivatsioonikirja ja haridust tõendavat dokumenti, et hinnata Teie sobivust vastavale teenistuskohale. Eeldame, et võime suhelda kandidaadi poolt soovitajana nimetatud isikuga. Kandidaadi kohta info kogumisel võime kasutada avalikke allikaid.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale.

Lepingu täitmiseks

Kui sõlmime Teiega töölepingu, käsunduslepingu, nimetame Teid ametisse vmt, töötleme Teie isikuandmeid lepingu täitmiseks vajalikus määras. Näiteks registreerime Teie töötamine Maksu-ja Tolliametis ning edastame Teie andmed panka töötasu maksmiseks.

Kui külastate meie võrgulehte, osalete küsitlustel või helistate meile

Võrgulehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme statistika tegemiseks üksnes isikustamata kujul. Telefonikõnesid ei salvestata.

Õigustatud huvi korral

Õigustatud huvi korral andmete töötlemine on erandlik alus ja tuleneb seadusest. Päringu korral teeme kaalutlusotsuse, mis sõltub konkreetsetest asjaoludest.

Näiteks on õigustatud huvi korral võimalus saada põhjendatud taotluse alusel teavet Teie rahvastikuregistrisse kantud andmete kohta, v.a kui Te olete kehtestanud oma andmetele juurdepääsupiirangu rahvastikuregistris. Kui olete vastava juurdepääsupiirangu kehtestanud, siis sellisel juhul on Teie andmed kättesaadavad ainult avalike ülesande täitmiseks.

Isiku nõusolekul

Enamikel juhtudel töötleme Teie andmeid seoses avalike ülesannete täitmisega ehk seaduse alusel, millisel juhul me Teie nõusolekut ei küsi. Kui Teie andmete töötlemiseks ei ole seadusest tulenevat alust, küsime Teie nõusolekut.

Näiteks avaldame teate uue vallakodaniku sündimisest (avaldame lapse ees- ja perekonnanime) ja õnnitleme vanemaid valla lehes „Hiiumaa Teataja" rubriigis „Sündisid uued vallakodanikud" ainult lapsevanemate või eestkostjate nõusolekul. Samuti küsime Teie nõusolekut isikuandmete avalikustamiseks näiteks siis, kui Teid esitatakse kandidaadina mingi preemia, auhinna või mu tunnustuse saamiseks.

 

Kui kaua säilitame isikuandmeid?

Isikuandmeid säilitame neid sisaldavale teabele määratud säilitustähtajani ja tähtaja möödudes üldjuhul dokumendid hävitatakse. Säilitustähtajad tulenevad õigusaktidest ja tööalasest vajadusest teabe kasutamiseks. Näiteks kirjavahetuse toimikuid säilitame 5 aastat, ehitiste toimikuid ehitise lammutamiseni, vallavolikogu otsuseid ja vallavalitsuse korraldusi alatiselt.

 

Millised on Teie õigused?

• Teil on õigus saada teavet, milliseid andmeid ja kuidas me töötleme. Teabe saamiseks peate tõendama oma isikusamasust ning esitama selleks päringu. Teie päringule vastame esimesel võimalusel, kuid hiljemalt 30 päeva jooksul. Asutusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Valla ametiasutus teavitab Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui valla ametiasutus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.
• Kui Teie isikuandmeid töödeldakse Teie nõusoleku alusel, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks palume Teil teha avaldus valla ametiasutusele, kellele Te olete andmete töötlemiseks nõusoleku andnud. Valla ametiasutus lõpetab isikuandmete töötlemise kohe, kui on Teie nõusoleku tagasivõtmisest teada saanud.
• Teil on õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui Teie andmeid töödeldakse Teie eelneva nõusoleku alusel ning Te olete nõusoleku tagasi võtnud või kui andmete säilitustähtaeg on möödunud ja neid ei pea arhiveerima.
• Teil on õigus nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad.
• Kui valla ametiasutus kavatseb isikuandmeid edasi töödelda muudel eesmärkidel kui see, mille jaoks need esialgu koguti, edastab ta Teile eelnevalt teabe andmete edasise töötlemise eesmärkide kohta.
• Teil on õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.