Teavituskanal rikkumisteadete vastuvõtmiseks
TÕRTKSi kohasest rikkumisest asutuses saab teavitada e-posti aadressile rikkumisteavitus@hiiumaa.ee.
Teavituskanali loomise eesmärk on aidata avastada Euroopa Liidu õigusega seotud ning tööl aset leidvad rikkumised asutustes võimalikult varakult ning need kiiresti ja efektiivselt lahendada.

Teavituskanali haldaja ja rikkumisteadete menetleja
Teavituskanalit haldab ja rikkumisteateid menetleb Hiiumaa valla sisekontrolör.
Sisekontrolöril on õigus tutvuda kogu oma ülesannete täitmiseks vajaliku teabega, sealhulgas juurdepääsupiiranguga teabega.

Rikkumisest teavitaja konfidentsiaalsuse ja kaitse tagamine
Rikkumisest teavitamise kanalile, rikkumisteadetele ja rikkumisega seotud muule teabele on juurdepääs üksnes sisekontrolöril.
Sisekontrolör tagab rikkumisest teavitaja isiku ja teavitamise fakti konfidentsiaalsuse. Teavitaja isiku võib avaldada ainult seaduses sätestatud alusel.
Sisekontrolör kasutab rikkumisteate sisu ainult seoses rikkumise menetlemisega ja arvestab ka puudutatud isikute konfidentsiaalsuse kaitsmise vajadusega.
Teavituskanali kaudu teavitamisel saab teavitaja TÕRTKS kohase kaitse, kui teavitus on esitatud Euroopa Liidu õigusest tulenevate nõuete rikkumise kohta TÕRTKSi kohaldamisalas ning teavitajal on rikkumisest teavitamise ajal põhjendatud alus arvata, et rikkumist on vahetult alustatud või see on lõpule viidud.

Rikkumisteade ja selle vastuvõtmine
Rikkumisteade sisaldab vähemalt alljärgnevat:

• teavitaja ees- ja perekonnanimi ning kontaktandmed (võimalusel isiklik e-posti aadress ja kontakttelefon);
• rikkumise sisu, sh toimumise aeg, koht ja kirjeldus;
• märge, kui rikkumisteate kättesaamise kinnitust ja teavet järelmeetmete rakendamise ja menetluse lõpptulemuse kohta ei oodata avaldatud kontaktidele;
• teavitaja kinnitus, et tema hinnangul on esitatud teave ja selles sisalduvad väited tõesed ning et ta ei ole teadlikult valeteadet esitanud ja ebaõiget teavet avaldanud.

Rikkumisteadet käsitletakse konfidentsiaalse teabena. Rikkumisteade registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja sellele seatakse seaduse kohane juurdepääsupiirang.
Sisekontrolör saadab kinnituse rikkumisteate kättesaamise kohta rikkumisest teavitajale seitsme päeva jooksul pärast teate kättesaamist, välja arvatud juhul, kui teavitaja on kinnituse saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse.

Rikkumisteate esialgne analüüs
Rikkumisteate saamisel kontrollib sisekontrolör, kas rikkumine kuulub TÕRTKSi kohaldamisalasse.
Sisekontrolör menetleb rikkumisteadet ka juhul, kui rikkumine ei kuulu TÕRTKSi kohaldamisalasse, tagades teavitajale konfidentsiaalsuse.
Anonüümse rikkumisteate menetlemise otsustab sisekontrolör. Rikkumisteadet ei menetleta, kui teade ei ole loetav või arusaadav.
Sisekontrolör annab rikkumisest teavitajale üldsõnalise tagasiside rikkumisega tegelemise või edasisest menetlemisest loobumise kohta.
Kui rikkumisteate menetlemiseks puudub pädevus, edastab sisekontrolör teate pädevale asutusele viivitamata, kuid hiljemalt viiendal tööpäeval pärast selle vastuvõtmist, teatades sellest samal ajal ka rikkumisest teavitajale, välja arvatud juhul, kui teavitaja on kinnituse saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse.

Rikkumisteate menetlemine
Rikkumisteate menetlemisel viib sisekontrolör läbi uurimistoimingud, kogub vajadusel lisainfot andmebaasidest, palub esitada dokumente, analüüsib esitatud andmeid ja tõendeid, viib läbi intervjuusid jms.
Sisekontrolöril on õigus küsida rikkumisest teavitajalt rikkumisteate kohta täiendavaid selgitusi ja infot.
Sisekontrolöril on õigus uurimisse kaasata ametnikud ja töötajad pädevast asutusest, säilitades teavitaja konfidentsiaalsuse.
Sisekontrolöri nõudmisel on asutus kohustatud andma rikkumise kohta teavet, sh esitama suulisi ja kirjalikke selgitusi, väljastama dokumente jms.

Aruanne ja otsuse vastuvõtmine
Menetlemise tulemusena koostab sisekontrolör aruande. Sisekontrolöril on aruandes õigus teha ettepanekuid rikkumisteate kontrollimisel tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks ja nende vältimiseks tulevikus.
Aruanne esitatakse asutusele, kelle tegevusvaldkonnas rikkumine tuvastati ja tegevusvaldkonda kureerivale abivallavanemale. Juhul, kui rikkumine pandi toime hallatavas asutuses, esitab ametiasutus aruande ka hallatavale asutusele.
Kui aruanne näeb ette ülesande andmise asutusele, koostab sisekontrolör Hiiumaa Vallavalitsuse õigusakti eelnõu projekti.

Järelmeetmete rakendamine
Asutus on kohustatud rikkumiste väljaselgitamiseks, kõrvaldamiseks ja ärahoidmiseks rakendama asjakohaseid järelmeetmeid (sh töö ümberkorraldamine, ettepanekute tegemine õigusaktide muutmiseks, töösuhte lõpetamine rikkujaga jm).
Asutus teavitab tegevusvaldkonda kureerivat abivallavanemat ja sisekontrolöri rakendatavatest abinõudest mõistliku tähtaja jooksul järelmeetmete rakendamisest. Vallavalitsuse õigusaktiga asutusele pandud ülesanded täidetakse vastava õigusakti kohaselt.

Tagasiside andmine
Sisekontrolör annab rikkumisest teavitajale tagasisidet järelmeetmete rakendamise ja rikkumise menetluse lõpptulemuse kohta.
Tagasiside järelmeetmete rakendamise kohta antakse esimesel võimalusel, kuid hiljemalt kolm kuud pärast rikkumisteate kättesaamist. Tagasiside peab sisaldama üldist ülevaadet, milliseid järelmeetmeid on kasutusele võetud.
Tagasiside rikkumise menetluse lõpptulemuse kohta peab sisaldama infot, millise tulemuseni rikkumisteate alusel alustatud menetluses jõuti.
Tagasisidet ei anta, kui teavitaja on tagasiside andmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse.